O Office 365 possui várias integrações, como Word, Excel, Forms e até alguns aplicativos de terceiros. Uma das ferramentas que são integradas ao pacote é o Microsoft Planner. Este artigo Irá analisar o Microsoft Planner para mostrar seus recursos, benefícios e fornecer ideias sobre como adotá-lo.
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O que é o Microsoft Planner?
Nossa explicação mais simples é que é uma maneira de organizar o trabalho em equipe e as tarefas. Dessa forma, ele se aproxima ao Asana, Slack ou Trello para gerenciamento de tarefas/projetos. O Office 365 Planner fornece um hub para os membros da equipe criarem planos, organizarem e atribuírem tarefas a diferentes usuários e verificarem as atualizações sobre o progresso nos painéis. Além disso, ele também fornece um local centralizado onde os arquivos podem ser compartilhados e dá visibilidade a toda a equipe. Como um aplicativo do Office 365, você pode encontrar o Planner na página do home do Office 365.
Quem pode obter o Microsoft Planner?
O Microsoft Planner está incluído para qualquer pessoa nos seguintes planos do Office 365: todos os planos corporativos (E1, E3 e E5), que incluem planos governamentais e sem fins lucrativos, planos de educação, Office 365 Business Essentials e Office 365 Business Premium.
Por que usar o Planner?
Há duas razões principais pelas quais você deve considerar a mudança para o Planner para gerenciamento de tarefas e projetos: integrações e custos da Microsoft.
Integrações da Microsoft
O Planner se integra nativamente a todos os outros aplicativos do Office 365 e o uso de uma ferramenta no ‘ecossistema’ da Microsoft é muito eficiente. Dessa forma, a Microsoft criou um conjunto de aplicativos que se complementam e funcionam lindamente juntos.
Portanto, usar o Planner significa que você pode integrar facilmente suas tarefas ao Outlook, anexar e visualizar a documentação das tarefas, vinculando ao SharePoint, discutir um projeto no Teams, enquanto você planeja entrar em uma vídeo chamada e muito mais. Além disso, o uso de uma ferramenta de terceiros requer a troca e a remoção de aplicativos e reduz a produtividade e pode causar aborrecimentos ao tentar integrar ou vincular-se a outro aplicativo bem utilizado.
Custo
O outro motivo muito simples de considerar o Microsoft Planner é o custo. Ele está incluído em todas as assinaturas comerciais do Office 365, portanto, se você estiver usando o Office 365 no trabalho, é muito provável que tenha acesso ao Planner. As ferramentas de gerenciamento de projetos ou tarefas têm um custo extra e adicionam custos adicionais de licença à sua empresa. Portanto, a adoção do Microsoft Planner pode reduzir custos. Definitivamente, vale a pena revisar para ver como ele se compara a tudo o que você está pagando.
Planner e Grupos
O Office 365 Planner está intimamente ligado aos Grupos do Office 365. Portanto, sempre que um novo “plano” é criado, um novo grupo do Office 365 é criado automaticamente e vice-versa. Dessa forma, caso você tiver um grupo preexistente, um “plano” será criado automaticamente para esse grupo. Tudo isso é desenvolvido pelo Office Graph, que usa o aprendizado de máquina para mapear relacionamentos, dados e atividades para criar uma experiência mais personalizada.
Usando o planner
Planos
Para começar, você precisa criar seu primeiro plano. Como mencionado anteriormente, se você tiver grupos pré-existentes configurados, terá automaticamente um plano criado para eles e aparecerá na página inicial do Microsoft Planner. Caso contrário, você pode criar um plano rapidamente, clicando em “Novo Plano”:
Para obter uma visão geral de alto nível de seus planos, você pode acessar o “Planner Hub”, que mostra como seus planos estão progredindo. Depois de adicionar membros e criar tarefas, é claro. Eu realmente gosto do visual simples, mas mostra todas as informações importantes com facilidade, para que você possa ver o que está atrasado, em andamento, não iniciado e concluído.
Grupos
Com seu novo plano, você pode adicionar membros do grupo. Portanto, basta começar a digitar e ele listará automaticamente os contatos depois de digitar 3 letras. Entretanto, se o contato não estiver listado, você poderá digitar o endereço de e-mail deles, mas apenas os endereços comerciais serão permitidos.
Quem for adicionado ao plano também será adicionado ao grupo automaticamente e verá o grupo aparecer no Outlook. O Outlook Web App mostra apenas todos os grupos juntos, mas se você preferir um plano no Outlook instalado, ele aparecerá nos seus favoritos na parte superior. Caso contrário, ele aparecerá abaixo da sua “Caixa de entrada” na seção “Grupos”, como abaixo:
Quando alguém é adicionado a um plano, ele recebe uma notificação por e-mail em sua caixa de entrada principal, fornecendo algumas informações úteis.
Tarefas
Depois de ter seu plano, você pode começar a criar “tarefas” ou “cartões”, o que pode ser feito antes ou depois da adição de membros da equipe. Dentro do seu Plano no “Quadro”, você verá a opção de adicionar nova tarefa:
Depois de criar a tarefa, é possível clicar nela e adicionar mais detalhes caso seja necessário. Por exemplo, você pode atribuir aos membros, adicionar datas de início e vencimento, descrições, anexos, links, listas de verificação e comentários. Além disso, também existem pequenas guias “post-it” ao lado, que você pode usar para coordenar cores para diferentes tarefas. Isto é o que parece:
Você pode visualizar suas tarefas na guia “Quadro” ou “Gráficos”. A guia “Quadro” mostra em que estágio as tarefas/cartões estão e fornece os detalhes de cada tarefa. Caso uma tarefa estiver atrasada, a data será destacada em vermelho. Se você concluir uma tarefa, poderá marcá-la ou pode simplesmente arrastar o cartão de “Em andamento” para “Concluído”.
A visualização do “Gráfico” fornece uma visão geral de alto nível das tarefas do Plano. Ele divide o status das tarefas em não iniciado, atrasado, em andamento e concluído e também mostra onde as tarefas estão atribuídas. Dessa forma, é uma ótima maneira de ver rapidamente o status de um projeto e, especialmente, se algo está atrasado.
Na navegação lateral, você pode ver seus planos favoritos e não favoritos e também pode ir para “Minhas tarefas” para ver apenas suas tarefas para todos os planos e os estágios em que estão.
Notificações
As notificações são sempre um dos aspectos mais complicados do gerenciamento de tarefas. Você não fica por dentro do que precisa fazer ou até perde discussões.
Além disso, todas as atividades do Plano são enviadas por e-mail para a caixa de entrada do Grupo, que é uma caixa de correio compartilhada com toda a equipe. Se você se inscrever no Plano, receberá um e-mail (diretamente na sua caixa de entrada) quando as tarefas forem concluídas, atribuídas, comentadas e etc. Além disso, se você cancelar a inscrição, ainda receberá notificações por e-mail na sua caixa de entrada (e também na caixa de correio do grupo), mas apenas em torno de suas tarefas.
Integração com o Outlook e o Teams
Além de receber notificações por e-mail, você também pode visualizar suas tarefas no calendário do Outlook.
O Microsoft Planner também se integra muito bem ao Microsoft Teams – outro aplicativo da Microsoft que atua como um Hub central para trabalho em equipe e comunicação. Além disso, vale mencionar que o Teams está substituindo o Skype for Business.
Dessa forma, no Teams, você pode adicionar uma guia com um plano, para poder revisar e alterar as tarefas sem precisar sair do Teams. Isso pode significar que você revise seu projeto, observe que algo está atrasado, verifique o documento que precisa revisar e envie uma mensagem instantânea ao seu colega para obter uma atualização – tudo isso na mesma janela do Teams.
Além disso, adicionar uma guia Planner é muito simples. Observe que você também pode adicionar guias que extraem dados de outras ferramentas de gerenciamento de projetos, como Asana, Trello ou Wrike, se determinar que o Planner não é adequado para você.
Dúvidas sobre o Microsoft Planner
Para obter mais ajuda e suporte para o uso do Planner, você pode obter dicas e instruções da área de suporte da Microsoft aqui: Suporte Microsoft Planner.
Conclusão
Em termos de gerenciamento de projetos, parece que atualmente ele visa ser um aplicativo de gerenciamento de tarefas e projetos “leve'” mas como é atualizado continuamente, isso pode mudar. Além disso, a introdução do Microsoft Teams como um Hub central de trabalho em equipe e a capacidade de integrar os “planos” do Planner nas equipes fizeram dessa combinação uma oferta muito mais robusta que poderia assumir o gosto de Asana ou Wrike. E com o investimento contínuo e o roteiro da Microsoft (que recebe comentários dos usuários, portanto compartilhe suas opiniões para ajudar a moldar o produto), esperamos ver o Planner continuar melhorando.
Há vários motivos principais pelos quais você deve considerar a possibilidade de mudar para ele: a integração da Microsoft e o fato de ser incluído sem nenhum custo extra. O verdadeiro benefício do Microsoft Planner está na sua integração nativa na pilha da Microsoft. Particularmente com e-mail (Outlook) e armazenamento de documentos (SharePoint e OneDrive for Business). Portanto, essa integração nativa torna o trabalho em todos os seus aplicativos extremamente simples e mantém tudo no mesmo ecossistema, em vez de ativar e desativar ferramentas de terceiros. O que é ainda melhor é que isso também significa que as empresas podem acessar uma ferramenta de gerenciamento de projetos sem nenhum custo extra para sua assinatura do Office 365 e potencialmente remover o custo de uma ferramenta separada.
Fonte: Chorus
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